Microsoft Outlook mempunyai ciri yang dikenali sebagai Balasan Automatik (Out of Office). Ciri ini membolehkan pengguna mempunyai e-mel secara automatik bertindak balas apabila keluar dari pejabat, tidak kira sama ada komputer anda hidup atau mati. Anda boleh mencari ciri ini di bawah tab Fail di Microsoft Outlook.

Malangnya, ciri ini memerlukan pelayan e-mel anda berjalan di Microsoft Exchange untuk berfungsi. Jika pelayan e-mel anda tidak berjalan di Microsoft Exchange, anda tidak dapat menggunakan ciri Keluar Pejabat.

Petua: Jika akaun e-mel anda tidak menggunakan Microsoft Exchange (iaitu POP atau IMAP), anda masih boleh mensimulasikan balasan automatik menggunakan templat e-mel Outlook dan peraturan Outlook.

Ikuti langkah-langkah di bawah untuk menyediakan mesej pejabat anda.

1. Pada tab Fail, klik pilihan Automatic Replies (Out of Office) .
2. Pada tetingkap Automatic Replies, pilih pilihan Hantar Jawapan Automatik .
3. Sekiranya anda mahu mesej keluar pejabat anda dihantar hanya untuk tempoh masa tertentu, tandakan kotak untuk Hanya hantar pada julat masa ini . Kemudian pilih masa Mula dan Masa tamat untuk keluar dari mesej pejabat untuk dihantar.
4. Masukkan mesej yang anda mahu dihantar di bahagian bawah tetingkap Autent Replies.
5. Klik Ok untuk menyimpan mesej dan keluar dari tetapan pejabat.

Petua: Jika anda ingin membuat peraturan untuk bagaimana beberapa mesej dikendalikan semasa keluar dari pejabat, klik butang Aturan pada tetingkap Automatic Replies.